Een budget / forecast opstellen, waarom?
In veel bedrijven wordt gewerkt met budgetten. Maar wat kunt u ermee en is het echt noodzakelijk?
Een budget / forecast opstellen is te vergelijken met een reisplan voor als u een wereldreis gaat maken. In dit reisplan plant u welke landen u gaat aandoen, hoe u reist, hoe lang u ergens blijft, wat de reis u oplevert aan mooie plekken en wat de kosten zijn van alle onderdelen en van de totale wereldreis. Zonder enig plan reist u al snel van Keulen naar Parijs, zult u waarschijnlijk niet zien wat u wilt zien en valt de reis mogelijk te duur uit.
Eigenlijk is een budget een vergelijkbaar instrument om de financiële impact van uw bedrijfsdoelstellingen helder te krijgen. Een budget voor een bedrijf is eigenlijk het sluitstuk van een strategisch- of bedrijfsplan. In dit bedrijfsplan legt u vast wat uw bedrijf gaat doen de komende jaren. Ook bekijkt u hoe u dit gaat doen, en waarvoor en waarmee u dit gaat doen. Door een strategisch plan te vertalen naar een budget krijgt u inzicht of de strategie mogelijk is. Haalt u met dit strategisch plan uw (financiële) doelstellingen wel?
Daarom is een budget toekomstgericht, meestal voor de periode van een jaar. Dit in tegenstelling tot een administratie die is gericht op het verleden. Door de kennis uit het verleden te vertalen in een budget, krijgt u inzicht in de toekomst. U krijgt bijvoorbeeld inzicht in waarin u juist wel of niet moet investeren. Ook kunt u projecteren welke keuzes in het bedrijfsplan leiden tot de gewenste winstgevendheid. Door de cijfers uit de administratie (achteraf) te vergelijken met het budget kunt u tot slot analyseren of u op planning loopt. Daardoor kunt u tijdig bijsturen.
Hoe stel ik een budget op?
Een budget is primair een toekomstgerichte projectie van de omzet en de kosten. Maar ook operationele kengetallen zijn af te leiden uit het budget. Kengetallen worden ook KPI’s (key performance indicators) genoemd en zijn verhoudingsgetallen tussen verschillende posten. Er zijn financiële KPI’s, maar ook niet financiële KPI’s.
Een voorbeeld van een financiële KPI is de winstgevendheid ten opzichte van de omzet of ten opzichte van de gemiddelde loonkosten van werknemers. Dit is de verhouding tussen tarief en salaris. Een niet financiële KPI is bijvoorbeeld het aantal productieve uren ten opzichte van de uitbetaalde uren van medewerkers.
Een budget is een must om een goede kostprijs te bepalen en een goede verkoopprijs vast te stellen voor uw diensten of producten. Met een budget en de daaruit opgestelde KPI’s kunt u effectief (bij)sturen.
Er zijn verschillende manieren waarop een budget wordt gemaakt.
Bij grotere bedrijven is het maken van een budget een proces waarbij alle afdelingen een operationeel plan en een financieel budgetvoorstel moeten inleveren. Iedere afdeling geeft concreet aan wat de verantwoordelijke budgethouder wil gaan bereiken komend jaar. De directie (de controller) telt alle budgetten bij elkaar op en beoordeelt of met de plannen de strategische doelstellingen worden behaald. Vervolgens komt er een terugkoppeling naar de afdelingen of het ingeleverde voorstel moet worden aangepast of dat het is goedgekeurd. Hierop wordt het target gebaseerd.
Ook geeft een goedgekeurd budget de verantwoordelijke budgethouder een machtiging om binnen de grenzen van zijn budget uitgaven te doen of verplichtingen aan te gaan zonder voor alles goedkeuring te hoeven aanvragen.
Heeft u een kleiner bedrijf? Dan is het vaak voldoende om een budget eenvoudig zelf op te stellen. Voor een klein bedrijf is een budget echter net zo zinvol als voor een groot bedrijf.
Kort samengevat heeft een budget de volgende functies:
- Taakstelling / komen tot targets
- Machtiging tot het doen van uitgaven
- Een middel om inzicht te krijgen in de haalbaarheid van doelstellingen
- Een tool om te kunnen bijsturen met behulp van KPI’s.
