Effectief budgetteren
DE DO‘S EN DON’TS
In de laatste maanden van het jaar moet weer worden nagedacht over een budget voor het nieuwe jaar. Maar hoe pakt u dit handig aan en wat is nu wel en niet handig om te doen bij het opstellen van een budget? Hieronder een aantal do’s en don’ts uiteengezet.
De Do’s
- Neem strategische en operationele plannen als vertrekpunt
Baseer het budget op bedrijfsplannen opgesteld door de operatie en laat het budget niet alleen afhangen van de financiële afdeling.
- Laat het budget opleveren in samenhang met deze onderbouwde strategische of operationele plannen
Een budget is niet alleen een template in Excel met wat cijfers. Het is de doorrekening van een plan.
- Maak de organisatie en budgethouders bewust van het doel van
budgetteren
Het budget is een belangrijk stuurmiddel om de doelstellingen van uw bedrijf te bereiken. Het maakt targets helder en geeft de budgethouders machtiging om uitgaven te doen. Betrek mensen bij het opstellen van het budget en laat de input van de budgethouders afkomstig zijn. Communiceer duidelijk over het vastgestelde budget. Alleen dan wordt het budget gedragen in de organisatie.
- Gebruik goede standaard budget templates
Laat de budget template opstellen door de controller. Door goed geteste budget templates uit te delen, wordt het proces gestandaardiseerd. De kans op fouten wordt kleiner. Het verwerken en optellen van de ingevulde budgetten wordt hierdoor vereenvoudigd. Niets is zo vervelend als budget templates die al zijn verspreid waarin achteraf fouten blijken te zitten.
- Test de budgettemplate
Test de budgettemplate door simpele parameters in te voeren waarvan u de uitkomst vooraf al kent. Bijvoorbeeld door de omzet van 1 medewerker te berekenen onder verschillende aannames van uurtarief, beschikbare en productieve uren. Ook de zogenaamde ”stresstest” helpt bij het testen van het budget: door extremen in te voeren in de template moeten extreme uitkomsten verklaarbaar zijn.
- Stem het budget af op het bedrijfsproces.
Stel het budget zoveel mogelijk op vanuit de kleinste eenheden in het bedrijfsproces. Bijvoorbeeld vanuit beschikbare uren van personeel (bij op uren gebaseerde omzet business zoals bijvoorbeeld architectenbureaus, IT bedrijven en detacheringbureaus). Bij bedrijven die producten leveren, zal het product de basis zijn voor de omzet en kostprijs door vanuit de aantallen producten te budgetteren.
- Zoek waar u kunt bezuinigen
Door het budget op te stellen vanuit waar welke kosten worden gemaakt, kan de noodzaak hiervan worden vastgesteld. Dit kan bijdragen aan het optimaliseren van kosten (bijvoorbeeld door het opzeggen van lopende abonnementen).
- Toets de haalbaarheid van de gebruikte uitgangspunten
Realistische uitgangspunten moeten gebaseerd zijn op feiten uit het verleden en actuele omstandigheden en regelgeving. Denk hierbij aan gemiddelde uurtarieven, mogelijke tariefstijging, personeelsomvang, arbeidsvoorwaarden en regelgeving voor komend jaar (bijvoorbeeld prijsontwikkelingen, sociale lasten, kostenontwikkelingen).
- Maak kosten voor verschillende plannen afhankelijk van wat het
gaat opleveren
Door verschillende kosten zoals IT uitgaven, marketingkosten, opleidingskosten afhankelijk te maken van bijvoorbeeld omzet, aantal (nieuwe) medewerkers, new business e.d. bereikt u dat als de omzet tegenvalt er ook een rem op de kosten zit.
- Maak het budget uitdagend, maar laat het wel realistisch zijn
Als het budget niet haalbaar blijkt na een korte periode zal de budgethouder zich minder inspannen, immers de targets worden toch niet meer gehaald.
De Don’ts
- Stel het budget niet op door alleen opbrengsten en kosten uit het
verleden door te trekken.
Als u alleen omzet en kosten uit het verleden doortrekt en niet budgetteert vanuit kleinere eenheden wordt het niet meer mogelijk later de afwijkingen ten opzichte van uw plan te analyseren.
- Laat niet iedereen zijn eigen gemaakte budgettemplate gebruiken
Het budgetproces wordt hierdoor ondoorzichtig, tijdrovend en foutgevoelig.
- Laat het budgetproces niet te lang duren
Maak een goede budget procesplanning. Zorg dat het budget klaar is voor de start van het nieuwe jaar. De targets zijn dan bij start van het nieuwe jaar duidelijk.
Conclusie
Een budget moet altijd gebaseerd zijn op strategische en operationele plannen vanuit de organisatie. En om draagvlak voor een budget te creëren is het belangrijk om budgethouders input te laten geven. De controller speelt echter een cruciale rol in het gehele proces. Hij moet de budget templates immers zodanig ontwerpen en voorbereiden dat het management kan worden voorzien van relevante toekomstige informatie.